駭客任務
說到典型的辦公室，你心中浮現的形象大概類似電影《駭客任務》一開始，主角坐的辦公室隔間（cubicle）。單調、沈悶，一排排阡陌縱橫，彷彿棋盤一樣蔓延一整層樓。如果公司有很多層樓，每一層同樣是千篇一律的辦公隔間。每一個隔間內住著一位努力、有時無聊，但孤單的員工。
圖片來源：cokocips
創投 Benedict Evans 指出這樣的辦公室，就彷彿每一棟建築是一張 Excel 表。每一個員工是 Excel 表其中一格（cell）；不同層樓是不同表單（sheet）。員工 A1 把資料算出後，遞送給員工 B12，就像 Excel 中不同格子間的資料傳遞一樣。
員工竟然只是一張巨大的報表中的一格啊，想想真悲哀。事實上《駭客任務》首映於 1999 年，當時 Windows 98 才剛剛推出，IE 進入 4.0 時代，網際網路（www）仍在初期，還更像是一個展示區，遠沒有現在的功能。
在《駭客任務》中，主角後來從虛擬實境中覺醒，率領人類反撲機器，最後與機器達成和平共處的協議。許多現代企業也開始掙脫單調的辦公室隔間，讓辦公室變得更加隨機、靈活、有彈性。
矽谷門房應用程式 Envoy 的辦公室樣貌。圖片來源：周欽華
同時，Excel 在現代也逐漸失寵。有物報告內部就非常不鼓勵使用 Office 軟體。這兩件事 — 逐漸消失的傳統辦公室排列與失寵的 Excel — 其實原因是一樣的。因為機器，特別是軟體，正在飛快進步，一步步的接收瑣碎、規律的工作，留給人類比較複雜、需要創意以及團隊合作的工作。因此上班族的任務越來越不是敲打與傳遞資料，更多是發想、討論與執行。因此面對面取代了面對牆，輕鬆、歡愉取代了嚴肅、「埋頭苦幹」。
從 Office 到 Slack 的工作流程改變
辦公室工作流程的轉變來自工具的轉變。過去企業的核心軟體是 Office，現在許多企業圍繞著 Slack 運轉（例如有物報告）。
我談過 Office 軟體的拆分（unbundle）。Office 過去宰制市場是因為軟體取得十分麻煩。使用者必須購買光碟、載入，前後至少要花上一個小時才能完成安裝。這種瓶頸讓微軟掌握極大的優勢；它只要把所有功能綁在 Office 軟體上，就可以讓所有使用者買單。但 Office 軟體也因此非常肥胖。大部分人花了上萬元購買 office 軟體，卻只用到 1% 的功能。這種綑綁（bundle）有點類似健保制度：每一個人都出一點錢，養一個什麼科都有的綜合醫院。
快轉到今天，網路、寬頻與智慧型手機依次出現。快速的網路，讓今日企業內所有人都能隨時隨地在同一個環境內工作。Windows 的衰退並非始於 iPhone 誕生，而是始於網際網路誕生。網際網路在每一台電腦之上「建立」一個共通環境，將 PC 擠到背後，變成只是提供運算能力的機器。就像微信 WeChat 這類 App 讓手機差異變得不再重要。
Web app、手機 App 如 Google Drive、Dropbox、Evernote 以及 Slack 等紛紛興起，逐漸取代需要下載的單機軟體。活在 PC 中的 Office 顯得越來越封閉、狹隘。
新的工具不只取代舊工具的功能，還解放出新的生產力。想想看過去企業運用 Excel 的工作流程：業務用 Excel 整理銷售數字後，會做成 PowerPoint 投影片，跟主管簡報。主管根據 Powerpoint 討論之後，下達新的行銷方針。每一季週而復始。
這位業務很辛苦，不但要學 Excel，還必須上「簡報技巧」課程才能取信於主管。然而業務的工作並不是學習 Excel 或作投影片。業務該做的是銷售。企業真正希望透過業務做到的，是「了解產品銷售狀況」、「找出銷售困難點」，以及「下達改善命令」。換句話說，企業的本質是一連串的動詞。
學習 Excel 與投影片只是配合現有工具的妥協。那麼，何不讓老闆與業務直接看到資料呢？現在許多軟體即服務（Software as a Service，SaaS）都提供面板（dashboard）功能，等於直接作好圖表。業務與老闆只要進入後台，就可以直接觀看即時圖表，等於跳過 Powerpoint 的步驟。
Google 搜尋「dashboard」，就可以看到非常多針對不同領域、不同功能的面板。圖片來源：Google
有了這些 SaaS，業務不用學習 Excel，只要照著自己部門的欄位輸入資料就可以了。甚至很多資料是自己流進來的，不用輸入！而圖表也都是現成的，不需要另外作 Powerpoint。行銷、人資、銷售、研發等不同部門、不同產業，都有對應的線上應用。彼此的資料能夠直接串用。
要讓這位業務專心工作，最好的方法就是讓他不用煩惱怎麼解釋他的工作。
平板是企業工具
這也說明了為何智慧型手機與平板電腦都是貨真價實的企業工具。還記得不久以前，許多人還質疑『iPad 只是玩具吧？又不方便打字或計算，只適合看電影或看書。怎麼可能適合企業？』3 年前有物作者 Odin Asgard 分析 iPad 的企業應用，還遭到不少人留言嘲笑。（舊的留言改版後已移除）
當時讀者嘲笑是因為還習慣 PC 架構的工作流程，覺得「上班」就必須要打很多字或是製作很多圖表。可是現在當資料更容易分享、解釋時，上班就不一定需要打字或是製作圖表。此時 iPad 與智慧型手機的優勢更凸顯了。電子集點 App Sharelike 與餐廳點菜 App iCHEF 都是企業工具，還有許多醫護人員、倉儲人員、房仲業務以及許多人都因為 iPad 而工作得更強大。
電子集點 App Sharelike 用平板協助使用者收集點數。圖片來源：Sharelike
Slack 吞噬一切
現在最常聽到的問題反而是『如何制止老闆下班後用 LINE 追殺？』當初嘲笑手機與 iPad 只是娛樂工具的人，正在抱怨工作透過這些裝置控制生活。
而這就觸及企業最核心的動詞 — 溝通。以及正逐步佔據企業溝通領域的 App Slack。
如果你不熟悉 Slack，簡單的說，Slack 是一個企業內部的 Facebook。只是沒有「個人動態牆」的功能。Slack 的成長與估值都非常驚人，但我這裡就省略不談。大家有興趣可以很容易搜尋到。
在 Slack 中可以開設公開的頻道，類似 Facebook 的公開社團，所有員工都讀得到。例如有物報告的 slack 內有「策略長文」、「Key Points」、「會員活動」等公開頻道。Slack 內也可以建立不同的私密群組，類似 Facebook 的私密社團。例如我們有「網站提昇」、「商業模式」等群組。也有 1 對 1 的對話功能，類似 Facebook Messenger。
國外科技媒體 The Information 的 Slack 畫面。圖片來源：neckbeardinfluence
Slack 的對比是 email。Slack 就像其他的 web app，更符合現代的工作流程；反之，使用 email 就像使用 Excel，是企業在想辦法配合 email。
Email 的好處是它是中立的標準，任何人都可以使用，所以普及率高。這也是有物選擇 email 遞送內容的理由。
但也因此 email 與其他軟體的整合非常差。我可以列出無數 email 討人厭的地方，比如說我很討厭一個字一個字的輸入收件人的 email，因為很容易打錯。我也很討厭選 cc 還是 bcc。我很討厭想標題 — 又不是在寫書？我也討厭必須開頭打一個「Hello」。我很討厭一連串信中就有一連串的重複簽名檔！
還有我最討厭的是「附加檔案」，不管是寄出或是收到都很討厭。比附加檔案更討厭的，是要在 email 裡尋找舊信的附加檔案 . . . 天啊我一天跟 email 奮鬥要花多少時間？我們公司內部還為實習生開了「商業書信課程」，這不就是學 Excel 與 Powerpoint 嗎？
我還記得以前我在律師事務所工作時，為了準備一份訴狀，可能整個團隊來來回回，最後信箱內的訴狀草稿甚至會從「Draft_version_01」跑到「Near_Final_Final_version_101」。
Slack（以及在生活端的 Facebook）解決了這些問題。你溝通的對象，不論是個人或是小組，就列在畫面上，不用再輸入 email。主題不是依照先後順序排列，而是依專案、部門來排列。這些功能是依照企業的邏輯，奠基於所有人都能隨時在線而設計；而不像 email，是沿自 PC 時代，奠基於電腦與電腦之間是相隔千里的孤島的情境。
Slack 處理檔案的方式也比較現代。它鼓勵寄檔案連結而不是檔案，畢竟越來越少檔案需要下載。即便是寄檔案給多人，在 Slack 中也僅在雲端中留一份檔案，而不像 email，每一個收件人都會存一份檔案。
Slack 最大的強項是與其他 web app 與手機 app 整合良好，能夠透過 API 快速串連其他應用。此時甚至不用傳送檔案，而可以直接呼叫別的軟體，例如 Google Drive、Hackpad、Trello 等。 Slack 正確的理解到現代員工不是一個個在隔間中的孤島，而是隨時隨地都浸泡在網路之中，隨時都在溝通。而 Slack 應該預想員工溝通的情境，盡力降低溝通的成本。
新的工具產生新的工作流程
如果 Slack 成為維繫各個部門之間的媒介，也是各種軟體之間的媒介，那麼它跟當年的 Windows 有何兩樣？許多人因此在討論 Slack 會不會「吞噬一切」。就像 Facebook 在消費者端開始拓展至 Facebook Messenger、Messenger for Business、WhatsApp 等應用，Slack 在企業端發展如 Skype、Dropbox、Google Drive 等視訊、儲存、文件編輯軟體也非常順理成章。接著還可以再向不同的專業領域深化，逐步吃掉 Salesforce 或是其他垂直 SaaS 應用。
這是通訊軟體的強悍之處。掌握了溝通，就掌握了思考與行動，就掌握了智慧。
再衍生想，當 Slack 把整個企業組織「虛擬化」在一個 App之內時，就可以開始接著思考哪些功能可以進一步拆解或是重新綑綁。比如說，以法律服務為例，也許將來我可以開一個服務「@delivery」，純粹活在 Slack 之內。只要任何律師事務所在 Slack 內完成一份訴狀，丟到 @delivery，我的公司就負責把文件印出、裝訂、送到指定的法院。
或者反過來，不同律師事務所也可以藉由 Slack 合作，在 Slack 上「合併」。我可以開一個「律師團 on demand」的服務。當我接到一個「軍官私帶朋友參觀直升機」的案子，便可透過 Slack 快速組織一位軍法專家、一位辯護律師跟一位助理的團隊，而不用真的成立一家律師事務所。
經濟學有一個柯斯定理（Coase Theorem），意義是企業的存在是因為企業內部的交易成本比在外部交易低。比如說企業聘僱設計師，是因為這比每次都聘僱不同的外包設計師，還要重新溝通、訓練、調整要便宜。但假如 Slack 以及這些新興軟體不斷的降低團隊的合作成本，是否表示傳統企業的必要性也越來越低？
